Cách tạo danh sách khách mời cho thiệp cưới online từ Excel, Google Sheet
Đám cưới vài trăm khách mà gõ tay từng người thì mất cả buổi tối. Nếu bạn đã có sẵn danh sách trong Excel hay Google Sheet (thường là vậy, vì hai bên gia đình hay lên danh sách bằng bảng tính), Miwedi nhập cả danh sách vào thiệp cưới online chỉ với một lần bấm. Mỗi khách được tạo sẵn một link riêng có tên, và bạn theo dõi được ai đã được mời, ai đã xác nhận tham dự.
Bài này hướng dẫn từng bước trên điện thoại. Trên máy tính các nút giống hệt, chỉ khác là danh sách hiện dạng bảng.
Phần 1: Chuẩn bị danh sách
Bước 1: Mở màn Khách mời và tải file mẫu
Vào Khách mời ở thanh dưới cùng (hoặc bấm nút Khách mời trên thẻ thiệp), chọn đúng thiệp ở mục "Thiệp của bạn". Bấm Tải mẫu (1) để tải file Excel mẫu về máy. Hai nút Nhập file (2) và Google Sheet (3) dùng ở phần 2.
Bước 2: Điền danh sách theo đúng 4 cột
File mẫu có 4 cột theo thứ tự: Tên · Lời mời · Ghi chú · SĐT. Chỉ cột Tên là bắt buộc.
- Tên: tên hiện trên thiệp và trong link riêng của khách, ví dụ "Nguyễn Văn A".
- Lời mời: lời mời viết riêng cho người đó. Để trống thì khách đọc lời mời chung của thiệp.
- Ghi chú: chỉ bạn thấy, dùng để nhớ khách là ai ("bạn đại học", "đồng nghiệp", "họ hàng bên ngoại"…).
- SĐT: không bắt buộc, gồm 10 số bắt đầu bằng 0.
Danh sách đang nằm ở file khác thì chỉ cần chép 4 cột sang đúng thứ tự như trên.
Phần 2: Nhập danh sách vào thiệp
Bước 3 (cách A): Nhập từ file Excel
Bấm Nhập file, chọn file vừa điền (nhận .xlsx, .xls và .csv). Nếu thiệp đã có khách từ trước, Miwedi hỏi bạn muốn Ghi thêm (giữ khách cũ, thêm khách mới) hay Ghi đè (thay cả danh sách). Dòng nào sai định dạng sẽ bị bỏ qua và được báo lại để bạn sửa.
Bước 3 (cách B): Nhập thẳng từ Google Sheet
Hai bên gia đình cùng điền một Google Sheet? Không cần tải về. Trong Google Sheet, bấm Chia sẻ, ở "Quyền truy cập chung" chọn Bất kỳ ai có đường liên kết, rồi sao chép link. Quay lại Miwedi, bấm Google Sheet, dán link vào ô (1) và bấm Nhập danh sách (2).
Sheet có nhiều tab thì mở đúng tab cần nhập rồi mới sao chép link (link có đuôi #gid=). Nhập xong bạn tắt chia sẻ lại được, danh sách đã nằm trong Miwedi.
Phần 3: Gửi thiệp và theo dõi
Bước 4: Mỗi khách đã có link riêng
Ngay sau khi nhập, mỗi khách trong danh sách có một link thiệp mang tên họ. Trên thẻ của từng khách:
- Sao chép link để dán vào Zalo, Messenger hay tin nhắn. Sao chép xong, khách tự được đánh dấu "Đã mời".
- Mã QR riêng của khách, tiện khi mời trực tiếp.
- Trạng thái xác nhận: Chưa mời, Chờ xác nhận, Đã đồng ý hoặc Đã từ chối, kèm số người và buổi tiệc khách chọn.
- Ô Đã mời để tự đánh dấu khi bạn mời bằng cách khác (gọi điện, đưa thiệp tận tay).
Cách gửi link qua Zalo sao cho khung xem trước đẹp, xem bài gửi thiệp cưới online có tên khách qua Zalo.
Bước 5: Lọc để biết còn sót ai
Bấm Lọc để xem riêng khách Chưa mời (còn quên ai không), khách Đã mời nhưng chưa trả lời (cần nhắc), hay chỉ khách Đồng ý để chốt số bàn. Ô tìm kiếm giúp tìm nhanh theo tên hoặc số điện thoại. Dòng tổng phía trên cho biết có bao nhiêu link và tổng số khách sẽ tham dự.
Bước 6: Mời trực tiếp bằng mã QR
Gặp khách ngoài đời? Bấm nút QR để hiện mã riêng của người đó, khách quét bằng camera điện thoại là mở đúng thiệp có tên mình. Bạn đổi được màu, hình dạng mã và bấm Tải mã QR để in kèm thiệp giấy.
Bước 7: Xuất danh sách để chốt với nhà hàng
Bấm Xuất file để tải toàn bộ danh sách khách mời về file Excel, gửi cho nhà hàng hay người lo xếp bàn.
Mẹo quản lý khách mời
- Chia danh sách theo người mời: ghi "khách cô dâu" hay "khách chú rể" vào cột Ghi chú rồi tìm theo từ đó, mỗi người tự gửi cho khách của mình.
- Viết lời mời riêng cho người thân thiết: chỉ cần vài câu ở cột Lời mời. Để lời mời hiện trên thiệp, thiệp cần màn mở đầu dạng Phong thư (tab "Màn mở đầu" trong trình chỉnh sửa).
- Nhắc khách chưa trả lời khoảng một tuần trước tiệc: lọc "Đã mời" rồi gửi lại link. Link cũ vẫn dùng được, không cần tạo mới.
- Xoá khách khỏi danh sách thì link riêng của khách đó cũng ngừng hoạt động.
Câu hỏi thường gặp
Nhập danh sách khách mời có mất phí không?
Không. Tải mẫu, nhập file, Google Sheet và xuất danh sách đều có sẵn khi dùng thử miễn phí. Chi tiết các gói xem ở bảng giá.
Link khách mời chưa mở được?
Link riêng chỉ hoạt động khi thiệp đã bật công tắc Link mời cưới ở trang Thiệp của bạn. Bật xong, mọi link trong danh sách dùng được ngay.
Nhập nhầm danh sách thì sao?
Sửa lại file rồi nhập lần nữa, chọn Ghi đè để thay toàn bộ khách có tên. Phản hồi của khách vào bằng link chung (không có trong danh sách) vẫn được giữ.
Google Sheet báo không đọc được?
Kiểm tra lại quyền chia sẻ phải là "Bất kỳ ai có đường liên kết", và 4 cột xếp đúng thứ tự Tên · Lời mời · Ghi chú · SĐT.
Có danh sách rồi thì việc còn lại chỉ là bấm sao chép và gửi. Tạo thiệp cưới online miễn phí và nhập danh sách khách mời của bạn ngay hôm nay.